Автоматизация склада торговой компании: задачи и специфика.
Алексей Тимашов
Генеральный директор компании AXELOT
Процессы, связанные с временным хранением запасов, характерны и для промышленности, и для торговли. В последнее время складская логистика активно развивается как независимый бизнес. Кроме того, специфика процессов во многом определяется особенностями хранимого товара, отчасти масштабом бизнеса и многими другими факторами. В связи с этим понятие «автоматизация склада» также нуждается в подробном рассмотрении.
Рынок автоматизации: цифры и статистика
Практически любое торгово-оптовое предприятие располагает складом, однако далеко не каждое из них планирует внедрить в складском хозяйстве систему автоматизации. Это обусловливается многими факторами, часть которых не связана напрямую с характеристиками самого склада, а больше относится к специфике предприятия и отрасли, к которой оно принадлежит. Среди компаний, внедряющих системы управления складскими комплексами и их учета, можно выделить следующие категории: производственные, торговые предприятия и предприятия, оказывающие услуги ответственного хранения. Если общее количество предприятий, имеющих склады, принять за сто процентов, то по одной из типовых экспертных оценок структура их распределения по этим категориям составит следующую пропорцию: 55% — торговые компании, 35% — производственные и 10% — склады ответственного хранения (см. диаграмму 1). Однако если подобным образом проанализировать обращения предприятий, заинтересованных в оказании услуг автоматизации складов, то картина будет иная. За основу взята статистика компании AXELOT. Оценку обращений представляется возможным выполнить более детально, выделив смешанные группы предприятий (см. диаграмму 2).
Образование смешанных групп обусловлено тем, что многие российские торговые и производственные организации при появлении излишков складских площадей стремятся извлечь из них прибыль, оказывая услуги ответственного хранения (ОХ). Общее количество производственных компаний, обращающихся к услугам автоматизации, распадается на две части — производство как таковое (26%) и производство, использующее излишки складских площадей как склады ответственного хранения (СОХ; таких 11%). В сумме предприятия, предлагающие складские услуги (в качестве основного или сопутствующего бизнеса), составляют более трети общего количества — 39%. Это вполне логично, так как к складу ответственного хранения предъявляются значительно более жесткие требования по точности учета и уровню обслуживания поклажедателей товара, что объективно подводит предприятия к пониманию необходимости внедрения системы управления складом. Как следует из диаграммы 2, максимальное количество обращений к услугам автоматизации склада принадлежит торговым компаниям (суммарно 51%). Это вызвано тем, что предприятия торговли в отличие от производственных часто не обладают излишками площадей и это вынуждает их существенно оптимизировать эксплуатацию имеющихся складов, увеличивая обороты товара в пределах текущей складской площадки. В то же время издержки на содержание склада и товарных остатков в торговой отрасли представляют собой довольно значительную статью затрат в общей структуре расходов.
Задачи внедрения: от основ к перспективе
Рассмотрим основные причины, побуждающие торговые предприятия внедрять у себя системы автоматизации складского учета и управления складом. В нашей практике наиболее часто встречаются три укрупненные группы задач, которые решаются посредством автоматизации: базовые проблемы (потребность в информации, устранение потерь, контроль персонала); проблемы переезда склада; проблемы развития складского хозяйства.
Задачи базового уровня стоят перед всеми предприятиями независимо от их профиля, однако для торговых компаний потребность в их решении выше, чем у производственников. Потребность в информации, создание «прозрачного» склада — первейшая задача автоматизации складского хозяйства торгового предприятия. Информация о реальном количестве товаров на складе, которую может предоставить складская система, критически важна при распределении товаров по заказам и их резервировании за сотнями покупателей. Знать местоположение на складе конкретных партий и даже единиц товара необходимо, например, для точности контроля сроков годности пищевых продуктов, отслеживания серийных номеров товаров, подлежащих сервисному обслуживанию. Данные по выработке персонала позволят создать обоснованную систему мотивации, избавиться от недобросовестных сотрудников, устранить или по крайней мере значительно снизить злоупотребления кладовщиков. Корпоративная информационная система (КИС) чаще всего либо не имеет в своей структуре подобной функциональности, либо, как в случае с реальными остатками, не успевает отображать фактическое состояние склада в каждый момент времени. Под общей фразой «потери склада» могут скрываться различные издержки, которые, однако, между собой тесно взаимосвязаны. Это и непосредственные потери товара изза пропущенных сроков годности, воровства, сложности поиска (товар «просто не нашли»), и потери времени в процессе чрезмерно длительных складских операций, например отбора, и потери на рекламациях клиентов, недовольных пересортицей в заказе и опозданием поставки… Что же касается зависимости от персонала, то его главное «оружие» — знание расположения и специфики товара — легко побеждается наличием элементарного адресного учета. Все эти проблемы решаются в ходе внедрения системы управления складом. Такой ее функционал, как адресный учет, автоматическое планирование складских операций, развернутая аналитика по товару, местам хранения, сотрудникам, позволяет в любой момент получить нужную информацию и избавиться от потерь и риcков, вызванных ее отсутствием, низкой скоростью работы или «незаменимостью» кладовщиков. В связи с этим проекты автоматизации, цель которых заключается именно в решении базовых проблем склада, можно реализовать в сравнительно небольшие сроки при вполне экономных бюджетах в зависимости от желаемого набора функций и применяемой технологии идентификации товара.
Отдельным пунктом следует обозначить проблему переезда склада на новое место. С этой задачей чаще всего сталкиваются именно торговые предприятия как наиболее мобильные. Лишь довольно крупные организации могут позволить себе приобрести склад в собственность. Остальные компании чаще всего арендуют складские площади и, как следствие, подвержены риску смены условий аренды. Помимо этого переезд может быть вызван ростом оборотов предприятия, расширением ассортимента, изменением условий хранения и обработки товара, что уже само по себе усложняет управление складом. В этих случаях внедрение системы автоматизации представляется удачным выходом из положения. Однако необходимо отметить, что автоматизация склада в момент переезда имеет свои особенности. Обычно требуется выполнить проект в сжатые сроки в относительно неопределенной среде (новый склад, новое оборудование, новые технологии грузопереработки…). Поэтому для того, чтобы обеспечить должную скорость переезда и простоту адаптации на новом месте, проект автоматизации должен основываться на самых простых функциях систем и технологиях работы склада. Все усовершенствования склада и системы идут следующим этапом.
Торговые предприятия, где планомерно решаются задачи, связанные с развитием склада и системы автоматизации, пока еще редкость на нашем рынке. Обеспечить бульшую пропускную способность склада, получить сложную аналитику, автоматизировать специфические операции — всё это задачи «на перспективу», которые станет решать только крупное, устойчивое предприятие, располагающее достаточным для заказного проекта бюджетом, собственными развитыми логистической и ИTслужбой, способными содействовать успешному выполнению проекта автоматизации и обеспечить сопровождение полнофункциональной системы управления складом.
Специфика проекта: нюансы и тонкости
Задачи повышения эффективности складского хозяйства, стоящие перед компаниями, чаще всего одинаковы в целом, а специфика отрасли состоит в степени выраженности той или иной проблемы. Для торговых предприятий характерны следующие отличия от других организаций: бульший количественный ассортимент и качественное разнообразие товара, значительно бульшее число поставщиков и покупателей, зависимость от поставщиков с точки зрения формата поставок и пр. С этой спецификой связана целая цепочка особенностей во внедрении складских систем автоматизации.
Ассортимент склада — очень важная для автоматизации характеристика. Ее влияние проявляется опосредованно через топологию склада и технологию работы с товаром. Торговое предприятие, которое «доросло» до складской системы автоматизации, чаще всего располагает очень большим ассортиментом товара — от нескольких сотен до нескольких десятков тысяч наименований. Однако не только и не столько количество позиций в каталоге товаров влияет на функциональность проекта автоматизации и сложность внедрения. Если все товарные позиции имеют близкие весогабаритные параметры, условия хранения, параметры отгрузки (паллетами, коробами, штуками), то для них будут применяться сходные или одинаковые системы хранения (стеллажи, полки, консоли), у них будет одинаковый процесс грузопереработки и единая логика выполнения отдельных складских операций. В этом случае и проект автоматизации будет относительно прост по функционалу и быстр в исполнении. Однако такая ситуация характерна более для производственных складов, где есть несколько десятков наименований, хранимых и отгружаемых в объеме паллет. На складах торговых предприятий обычно всё иначе — в их ассортименте можно, например, встретить и огромные бухты и барабаны кабеля, размещенные на территории, примыкающей к складскому помещению, и россыпь маленьких лампочек, сложенных в пластиковые лотки размером двадцать на тридцать сантиметров. В этом случае исполнитель проекта и его заказчик сталкиваются со сложной, но интересной задачей автоматизации различных технологий учета товара и управления его перемещением по складу. Иногда приходится применять и нестандартные решения, при необходимости требующие программного вмешательства в типовые модули системы управления складом.
Большое количество поставщиков и покупателей у торговой компании — это ключевой фактор, который обычно отсутствует у производственного предприятия. Влияние, которое он оказывает на работу склада и как следствие на процесс автоматизации, крайне велико. Чем больше указанные числа, тем выше интенсивность работы склада, больше заказов в единицу времени, больший ассортимент в заказе отбираемых товаров, больше оформляемых документов, меньше времени на исправление ошибок, а значит, выше требования к качеству комплектации… Список можно продолжать. С точки зрения системы автоматизации важнее не физическое количество товаров, обрабатываемых в единицу времени, а их виртуальное выражение в виде количества документов, строк в этих документах, ячеек (мест хранения) на складе, среди которых осуществляется поиск товара, и т. п. Иными словами, отбор 10 000 единиц товара, выраженных одной строкой задания, система выполнит несоизмеримо быстрее, чем отбор десяти товаров по одной единице, находящихся в разных ячейках, хотя очевидно, что физическая трудоемкость первого задания больше, чем второго. Анализ статистики документооборота имеет большое значение для определения нагрузки как на складской комплекс в целом, так и на автоматизированную систему и ее производительности на конкретном складе.
Есть составляющие складских бизнеспроцессов, которые определяются внешними факторами, например, взаимодействием с поставщиками товара. Это такие параметры, как равномерность поставок, количество товара в упаковке (коробе, ящике и пр.) и его числовая стабильность, количество товаров на паллете, наличие штрихового кода и состав зашифрованной в нём информации. Производственное предприятие может решать эти вопросы на уровне цеха, унифицируя формат поставки и снимая массу проблем со своего складского хозяйства. Торговая же компания, если не удастся договориться с поставщиками, вынуждена всё делать самостоятельно. Допустим, на складе хранится большой ассортимент однотипного товара. Для предприятия, стремящегося к предельно высокой точности отбора, снижению потерь и повышению скорости выполнения операций, необходимо внедрение штрихового кодирования и применение в работе терминалов сбора данных. Для этого нужно, чтобы каждая единица товара имела на своей упаковке штриховой код, при этом далеко не все поставщики наносят его на свою продукцию. Но и с нанесенными штрихкодами возможны различные коллизии: не все они считываются, возможны их совпадения на разных номенклатурных позициях, да и не для всех единиц товара они вообще есть (например, нет штрихового кода для групповой упаковки). Встречаются товары, для которых штрихкод является не более, чем элементом «современного» дизайна, не несущим никакой смысловой нагрузки. Таким образом, торговое предприятие стоит перед необходимостью, вопервых, по возможности получить штриховые коды от поставщиков, вовторых, верифицировать полученную базу данных штрихового кодирования и втретьих, организовать у себя на складе операцию маркировки товаров, не имеющих штрихового кода. Для этого нужно располагать достаточными площадями, временем, персоналом, оборудованием и системой автоматизации.
Размер заказа: чем мельче, тем сложнее
На основании десятков выполненных нашей компанией проектов можно утверждать, что различия в процессе автоматизации крупно и мелкооптовых складов по своей сути аналогичны различиям между автоматизацией производства и торговли. Ведь производственное предприятие тоже торгует (если мы говорим о складах готовой продукции), реализуя свою продукцию. Чем более мелкими партиями конкретного товара ведется отгрузка, чем ближе торговая компания к конечному потребителю в цепочке поставок, тем больше у нее ассортимент, сложнее устроен её склад и тем большая степень автоматизации процесса требуется во избежание ошибок, потерь и задержек в работе. Крупный опт — это чаще всего единое складское пространство, заполненное грузовыми стеллажами или вообще характеризующееся напольным хранением, где не имеет смысла выделять зону отбора, товар уходит в объеме паллет и изредка коробами, интенсивность работы — десятки отгрузок в сутки, складской бизнеспроцесс не подразумевает регулярного вскрытия паллет и коробов… Для такого склада вполне достаточно внедрить типовую систему автоматизации с базовым функционалом (адресный учет и основные складские операции). Требованиям к точности и скорости работы подобного склада вполне отвечает и использование бумажных носителей для заданий на выполнение складских операций. Темп работы позволяет размещать товар по факту, что автоматически ослабляет требования к входной информации, где не нужно выверять весогабаритные параметры товара — и соответственно сокращается подготовительный этап проекта. Такой склад — одна крайняя точка на шкале сложности проектов.
Другая крайность — мелкооптовый склад с огромным ассортиментом, с разнообразными системами хранения (грузовые, полочные и узкопроходные стеллажи, консоли для негабаритного товара, напольное хранение и пр.), с сотнями (если не тысячами) отгрузок и десятками поставок в сутки. Это склад, который имеет выделенную зону комплектации, пополняемой по определенным правилам, и зону производства, где ведется работа по формированию комплектов. Товар здесь может отгружаться как паллетами, так и коробами, и поштучно — и в каждом случае должна сработать своя логика операции отбора, чтобы минимизировать путь кладовщика и ускорить сбор заказа. При этом есть товарные группы, где товар очень трудно отличить визуально, а некоторые виды еще и имеют срок годности… Такой склад безусловно уже не сможет претендовать на скоростную автоматизацию за одиндва месяца по «бумажной» технологии, здесь уже нужен основательный подход к анализу бизнеспроцессов и переложению их на «язык системы» с полной автоматизацией планирования операций размещения, пополнения, отбора и пр. и тщательно продуманным применением штрихового кодирования.
Автоматизация склада торгового предприятия — задача творческая, зависящая от множества разнообразных и взаимосвязанных факторов. Потребности самого предприятия, специфика его работы (крупный опт, мелкий опт, розница), наличие смежных складских функций (услуги ответственного хранения), условия внешней среды (взаимодействие с поставщиками) — все это оказывает влияние на процесс внедрения складской системы. Именно сочетание испытанных проектных технологий автоматизации и учета особенностей конкретного предприятия делает возможным достижение желаемого результата в запланированные сроки при оптимальном использовании ресурсов.
Intelligent Enterprise/RE; 31.05.07