15.11.06

Потерянная составляющая себестоимости

Не секрет, что стоимость обработки заказа - весомая часть себестоимости любого продукта или услуги. Однако определить ее на практике дело не простое, да и не всегда нужное. Есть ли смысл тратить время на ее расчет или можно просто увеличить маржу?

Кому-то, может быть, все изложенное в этой статье покажется изобретением велосипеда. Что ж, предложить что-то принципиально новое в области расчета себестоимости продукции действительно сложно. Тем не менее найти систематически изложенную информацию по данному вопросу довольно трудно. Редкость подобных публикаций отчасти связана с тем, что очень немногие фирмы полностью раскрывают все составляющие себестоимости своей продукции, в том числе и в части логистических расходов. Кроме того, разработка методики расчета себестоимости очень тесно связана со спецификой каждой компании и особенностями ее структуры.

МЕЖДУ ДВУМЯ КРАЙНОСТЯМИ

Включая в себестоимость наряду с прямыми затратами косвенные, мы не должны забывать о сбалансированном подходе при учете этих затрат. С одной стороны, следует заложить в себестоимость реальные, а главное, оправданные затраты и избежать работы "в минус". С другой стороны, важно не впадать в крайность и не перекладывать на плечи покупателя все свои затраты, пытаясь при этом получить сверхприбыль (такая политика абсолютно неприемлема для компании, нацеленной на ЛОЛГОГПОЧНУЮ паботу в оппелеленном сегменте рынка в условиях высокой конкуренции).

Как же успешно пройти между Сциллой и Харибдой максимального и минимального учета затрат, соблюдая искомое равновесие?

Предлагаю читателям оценить некоторые схемы расчетов и выводы, возникшие в ходе достаточно длительных размышлений над этой проблемой.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОПТИМАЛЬНОЙ СЕБЕСТОИМОСТИ

В настоящее время довольно большое количество компаний, занимающихся сбытом импортной продукции, рассчитывает себестоимость импортируемых товаров по традиционной схеме, включающей в себя только прямые затраты на данный продукт:

закупочная цена + (транспортные затраты + страховка) 1 + таможенная пошлина + таможенный сбор + стоимость таможенного оформления + стоимость хранения на арендуемом складе 2.

Таможенный НДС в данном случае не учитывается, так как считается, что он принимается к зачету при последующих продажах.

Такой метод расчета считается многими специалистами вполне корректным и обоснованным, особенно если финансовое положение компании при правильном ведении дел остается достаточно стабильным.

1 Включение транспортной составляющей, а также страховки зависит от условий поставки, оговоренных в контракте.
2 Период хранения рассчитывается на основе прогнозов, полученных от отдела продаж, а также имеющихся статистических данных по динамике продаж данной позиции за предыдущие периоды


ГДЕ КОНЧАЮТСЯ ЗАТРАТЫ?

Потребность в пересмотре алгоритма расчета себестоимости возникает зачастую вполне неожиданно, например после появления в компании нового сотрудника или под влиянием новой информации, содержащейся в публикациях по управленческому учету. Иной раз у руководства возникает желание проверить эффективность работы каждого из подразделений компании, занимающихся различными группами товаров. Такие проверки очень часто показывают, что некоторые подразделения, продающие товар с небольшой прибавкой к расчетной себестоимости, затрачивают на свою деятельность в рамках офиса средств больше, чем выручают при продаже товаров по этим ценам. Прибыль, приносимая ими, подчас не окупает затраты на персонал, длительные, но необходимые для совершения поставки телефонные переговоры, оргтехнику и т. д.

В то же время часть отделов при достаточно небольших внутриофисных затратах обеспечивают подчас компании солидную прибыль. То есть в реальности получается, что одни отделы выезжают за счет других, и при этом в рамках компании результат в целом оказывается положительным. Естественно, что подразделения-доноры активно выступают против такого расчета "средней температуры по больнице". Да и нерентабельные отделы бывают заинтересованы в том, чтобы найти "узкие места" и, по возможности, их устранить.

Очевидно, что очень часто проблема кроется в определении внутриофисных затрат, связанных как с осуществлением ввоза товаров, так и с последующей их продажей.

Многие специалисты по логистике, а также представители отделов продаж различных компаний разделяют мнение о нецелесообразности включения в себестоимость затрат на продвижение товаров на рынке, а также на деятельность продукт-менеджеров (наряду с непосредственными зарплатами продавцов большую часть в бюджете составляют затраты на их командировки, переговоры, связь и т. д.). Во-первых, очевидно, что включение в себестоимость любых расходов, хотя бы минимально связанных с данным товаром, сделает его неконкурентоспособным по цене, а во-вторых, понятие маржи еще никто не отменял. А задача продукт-менеджера как раз и состоит в том, чтобы продать оптимальное количество товара с оптимальной маржой.

"УЧЕБНАЯ" СТАТЬЯ РАСХОДОВ

Руководствуясь теорией Д. Уотерса 3, можно ввести в алгоритм расчета себестоимости новую статью: стоимость обработки заказа.

Теоретически усовершенствованная формула выглядит следующим образом:

закупочная цена + (транспортные затраты + страховка) + таможенная пошлина + таможенный сбор + стоимость таможенного оформления + стоимость хранения на арендуемом складе + стоимость обработки заказа.



Вот тут-то и начинаются сложности. Основная проблема заключается в том, чтобы определить, что же именно включить в эту самую стоимость обработки заказа. Д. Уотерс предлагает отнести сюда суммарные затраты на заработную плату сотрудника, занимающегося заказами, расходы на канцтовары, почтовые услуги и телефонную связь, разделенные на количество заказов, обрабатываемых сотрудником за отчетный период.

Пример из учебника вещь хорошая, но на практике дело всегда обстоит намного сложнее. Во-первых, структура реальной фирмы обычно такова, что в "судьбе" товара на его пути от поставщика к конечному потребителю принимает участие сразу несколько человек: кто-то заказывает его у поставщика, кто-то занимается таможенным оформлением, кто-то выставлением счетов и доставкой товаров до российского потребителя. Во-вторых, было бы неправильным ограничиться в расчетах только расходами на канцтовары и телефонную связь.



3 См. Уотерс. Д. Логистика. Управление цепью поставок. - М.: Юнити, 2003.

СЧИТАЕМ ВСЕ!

Для того чтобы не упустить из вида ни одну статью расходов, следует проследить весь путь товара от поставщика к клиенту. А так как детали структуры расходов зависят от структуры конкретной фирмы и установившегося порядка работы, мы не будем вдаваться во все подробности и приведем типичный список стадий прохождения товара от поставщика к клиенту. При этом перечень расходов на всех этих стадиях по сути один и тот же и складывается из затрат на:
- технические средства, необходимые для выполнения задачи;
- расходные материалы;
- сервисные услуги и службы (это могут быть услуги курьерских служб, затраты на обслуживание автомобиля сотрудника, работающего с таможней, и пр.);
- содержание ответственных сотрудников (учитывается не только текущая заработная плата сотрудника, но и, в отдельных случаях, ее запланированное повышение; естественно, что в себестоимость не включаются такие затраты, как медицинская страховка, корпоративный договор

с ближайшим фитнес-центром, дотации на проезд и питание и прочие составляющие социального пакета). На стадии работы бухгалтерии к перечисленным затратам следует добавить начисленные проценты за банковские услуги. Не бывает так, чтобы за каждый этап работы в каждом подразделении отвечал один человек: на практике все гораздо запутаннее. Зачастую у одного сотрудника имеется целый ряд обязанностей. Чтобы определить долю участия каждого сотрудника в том или ином процессе, необходимо прибегнуть к помощи отдела персонала или специалиста по кадрам. А анализируя статистические данные за предыдущие годы, можно количественно определить поток заказов, платежей, пакетов документов для таможни, выставляемых заявок и пр.

Целесообразным представляется также учет таких "косвенных" затрат, как аренда помещения и коммунальные платежи.

Результаты, полученные после сбора всех данных и подсчетов, дают подчас просто ошеломляющую картину: по ряду позиций себестоимость может быть так высока, что выходить с товаром на рынок просто не имеет смысла. Можно принять решение о закрытии "дорогих" направлений, либо резко понизить зарплату сотрудникам и вместо компьютеров снабдить их счетами и шариковыми ручками. Однако прежде стоит все-таки еще раз проверить позиции, из которых складывалась себестоимость. Высокие цифры говорят о том, что скорее всего ни одна статья расходов не была упущена. В принципе это и было нашей задачей на первом этапе. Теперь стоит проверить, не было ли включено сюда что-то лишнее.

УЧЕТ АРЕНДНЫХ ЗАТРАТ

Начать, как ни странно, следует со стоимости аренды помещения. Офисное здание служит не только для размещения сотрудников, но и выполняет представительские функции: оно должно находиться в доступном месте, желательно рядом с метро, быть достаточно презентабельным, чтобы внушить доверие потенциальному клиенту. За все это в современных условиях приходится платить немалые деньги. Образно говоря, себестоимость гвоздя, продаваемого из роскошного офиса, расположенного у кремлевской стены, может подскочить до стоимости ядерной боеголовки.

Насколько же обоснованно включать эти представительские затраты в себестоимость в полном объеме? Ведь они никак не отражают эффективности работы отдела логистики. Чтобы попытаться вычленить реальную сумму, необходимую для территориального размещения специалистов этого отдела, необходимо провести анализ рынка недвижимости. Конечно, не стоит впадать и в другую крайность, закладывая в себестоимость аренду палатки где-нибудь на окраине Москвы.

ЧЕЛОВЕЧЕСКИЙ ФАКТОР

На следующем этапе стоит проанализировать расходы на содержание сотрудника, чья зарплата не всегда должна полностью включаться в себестоимость. Иногда сотруднику прибавляют зарплату в связи с рождением ребенка, за выслугу лет, за то, наконец, что он надежный товарищ и замечательный человек, создающий в коллективе комфортную психологическую обстановку. В принципе, это право руководства фирмы, жизнь богаче любых теоретических построений, и нельзя обвинять руководство компании, проводящее такую политику, в некомпетентности или расточительности. Тем более что формирование "команды" дорогого стоит в условиях современного бизнеса, а переход владеющего информацией или клиентской базой сотрудника в стан конкурента может нанести компании куда больший ущерб, чем увеличение его зарплаты на пару тысяч рублей. Но было бы не очень логично (и справедливо) все эти затраты целиком и полностью переносить на плечи клиента.

Тут справедливо опять обратиться к маркетинговым инструментам и выяснить средние рыночные затраты на содержание аналогичного сотрудника. Далее, по желанию, в полученные данные можно внести коррективы в соответствии с квалификацией сотрудника, а также со степенью заинтересованности в нем компании. Эти данные уже вполне годятся для включения в последующие расчеты.

Например, мы получаем возможность оценить загруженность сотрудника и сравнить степень этой загруженности с затратами на его содержание, что позволяет оптимизировать распределение обязанностей среди работников, а также корректировать затраты на оплату их труда.

ОПТИМИЗАЦИЯ РАСХОДОВ НА СВЯЗЬ И ИНТЕРНЕТ

Расчет себестоимости по описанному выше алгоритму позволяет по-новому взглянуть и на другие статьи расходов. При более детальном изучении расходов на телефонную связь или интернет в процессе работы над заказом может выясниться, что целесообразно сменить оператора или провайдера, перейти на другой тарифный план и т. д. В том случае, например, когда затраты на ту же телефонную связь не учитываются дифференцированно, а считаются на весь офис в общем, необходимость искать новые решения не всегда очевидна.

При желании можно найти еще достаточно сфер и направлений деятельности компании, по которым можно оптимизировать расходы.

Путь товара

К основным этапам прохождения товара от поставщика к клиенту относите:
1. Заказ товара с последующим оформлением инвойсов (взаимодействие с поставщиком до отгрузки товара).
2. Работу с перевозчиком, консолидации грузов и отслеживание их в пути.
3. Таможенное оформление.
4. Взаимодействие с российскими клиентами и компаниями-партнерами (например, внутрироссийскими перевозчиками).
5. Работу бухгалтерии.
6. Работу со складскими остатками и запасами.


ЦЕЛИ РАСЧЕТА

Изменение подхода к расчету себестоимости отнюдь не приводит к массовому повышению цен товаров, хотя в отдельных случаях корректировка цены окажется необходимой. Эти изменения в большей степени затрагивают подход к работе самой компании и оценке ее эффективности. По сути мы смещаем границу между маржой и себестоимостью.

Возникает вопрос: какой смысл вообще всем этим заниматься, проводить кучу дополнительных исследований, если можно накрутить маржу побольше и спокойно жить дальше?

ПРОГНОЗИРОВАНИЕ

Понятие "маржа побольше" достаточно относительно: у каждого оно свое. Не имея данных о всех неизбежных затратах, связанных с ввозом и продажей товаров, невозможно определить, насколько полученная прибыль может покрыть все понесенные расходы.

Предлагаемый же расчет себестоимости позволяет заранее определить, стоит ли вообще начинать тот или иной проект, просчитать требуемый уровень закупочных цен и т. д.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИБЫЛИ

Самое важное, что такой подход к расчету при условии, что отдел продаж также займется контролем своих расходов, позволяет определить чистую прибыль компании. Уже исходя из того, что было заработано сверх "прожиточного минимума", компания может принимать решение, какого рода "излишества" она может себе позволить. Доступен ли ей переезд в более дорогой офис, или, наоборот, доходы компании не позволяют ей снимать особняк в центре столицы? Возможна ли внеплановая покупка дорогостоящей оргтехники или отделу логистики придется еще год пожить без сканера, рассылая схему проезда по факсу? Позволительно ли пригласить дорогого специалиста или лучше будет отправить на обучение имеющихся? Вариантов может быть великое множество.

ПРИНЯТИЕ СТРАТЕГИЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

Кроме того, данные о чистой прибыли позволяют отделу продаж оперативно сориентироваться, что и в каких количествах они могут позволить себе продать ниже себестоимости из стратегических соображений и насколько доходы от продажи других позиций смогут закрыть брешь в бюджете. Полученные сведения позволят также посчитать, во сколько обойдется ввод нового продукта на рынок и благодаря активизации продаж каких именно позиций можно будет компенсировать эти затраты.

Таким образом, детальное отслеживание всех затрат и включение их в себестоимость позволяет компании сохранить свою рентабельность.

РЕКОМЕНДАЦИИ КОЛЛЕГАМ

Разработка приведенной выше методики расчета себестоимости позволила сделать ряд организационных выводов, которые могут представлять интерес для специалистов по логистике.

Исследование этой проблемы выявило, что ни одна из составляющих себестоимости, за исключением таможенной пошлины и процентов за банковские переводы, не должна выражаться в процентах. В принципе при наличии необходимых данных можно посчитать стоимость обработки заказа в процентах от общего оборота предприятия и, следовательно, считать ее с определенными погрешностями в процентах от закупочной цены.

Такой подход может дать неплохие результаты в плане обеспечения рентабельности компании в целом. Поэтому он пользуется популярностью у специалистов многих отделов логистики. Но в этом случае возникают трудности у отдела продаж, так как при работе с достаточно дорогими позициями возможности варьирования цены резко сужаются.

Кроме того, компания, применяющая такой метод, лишается возможности отслеживать реальные затраты в цепи поставок, а, следовательно, своевременно обнаруживать и корректировать "узкие" места.

Использование данного метода может также спровоцировать разделение подразделений компании на доноров и дотируемых в том случае, если одно подразделение занимается реализацией относительно дешевых товаров, а другое - более дорогих. И в том и другом случае величина, заложенная в себестоимость как стоимость обработки заказа, не будет соответствовать реальному положению вещей.

Целесообразно также наряду с расчетом полной себестоимости, включающей в себя расходы офиса, производить подсчет и сообщать отделу продаж так называемую первичную себестоимость, в которую включаются только прямые затраты. Это помогает отделу продаж точно отслеживать нижнюю границу цены, при которой можно вернуть прямые затраты на продукт. Опускать цену ниже этого уровня не рекомендуется.

Основные учетные статьи

При определении себестоимости учитывайте:
статьи расходов (лимит цены):
закупочная цена + транспортная составляющая + страховка;
таможенная пошлина;
таможенный сбор;
услуги по таможенному оформлению;
хранение на прогнозируемый период;
банковские проценты за денежные переводы.
+ стоимость обработки заказа:
затраты на сотрудника;
затраты на технические средства, канцтовары, расходные материалы и пр.;
сервисные услуги и дополнительные расходы;
затраты на содержание офиса.
= конечная себестоимость
Рассчитанную таким образом себестоимость с данными по каждой позиции сообщайте отделу продаж, который должен либо принять ее как руководство к действию, либо совместно с отделом логистики работать над возможностью ее снижения.


В ПОИСКАХ ЛОГИСТИЧЕСКОГО КОМПРОМИССА

Такова логика изобретения нашего "велосипеда". Для его "сборки" исполнителям не нужно прилагать какие-то сверхъестественные усилия или использовать сверхсекретные данные.

Залогом успеха функционирования приведенной схемы является открытость внутри фирмы, готовность различных подразделений предоставить коллегам необходимые данные, а самое главное - ориентация на достижение общих целей.

В основе работы над повышением рентабельности и конкурентоспособности компании должно лежать стремление найти логистический компромисс и желание представителей отделов продаж и логистики понять проблемы и задачи друг друга. Готовность специалистов к постоянному сотрудничеству будет способствовать нахождению оптимального решения &

Мария Панаева
Специалист по логистике АО "Байер"
Журнал "Логистик & Система" 4 апрель 2005