ВИРТУАЛЬНАЯ
ТАМОЖНЯ ТАМОЖЕННО-ЛОГИСТИЧЕСКИЙ ПОРТАЛ

Имея возможность выделить логистическую составляющую стоимости выполненных фирмой заказов, можно дать реальную оценку результатам работы как отдельно взятого менеджера по продажам, так и целого направления сбыта. При этом, конечно, важно отделить ошибки сотрудников транспортного отдела от проблем, связанных с методами работы отдела сбыта.

Специфика товарного ассортимента определяет различия в подходах к процессам закупки, продвижения и сбыта, организации рекламных кампаний и т. д. Поэтому под каждое направление сбыта или даже под отдельный товар в структуре предприятия может быть выделено подразделение с обособленным бюджетом. Транспортировка товара, естественно, также имеет свои особенности, но зачастую эта задача решается единой внутрифирменной транспортной службой, и в одной машине могут оказаться 'Заказ Предложение покупателя продавцу (изготовителю) поставить (изготовить) определенный товар или услугу, с указанием сроков исполнения (доставки), количества, качества, формы и величины оплаты. Если заказ принят, он оформляется документом, копия которого (акцепт) направляется заказчику. В ряде случаев заказ считается принятым если в установленные сроки продавец (изготовитель) не сообщил о б отказе или претензиях (акцепт в форме молчания)'>заказы для клиентов разных подразделений. В таких случаях возникает необходимость корректного распределения стоимости работы транспорта с учетом физических свойств перевезенного товара. Все вышеперечисленное позволяет рассматривать совершенствование процесса учета в качестве стратегической задачи, от которой зависит конкурентоспособность всего бизнеса.

ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ УЧЕТА СТОИМОСТИ ТРАНСПОРТНО-ЭКСПЕДИТОРСКИХ УСЛУГ

Управленческий учет основан на реализации двух масштабных процессов: измерении издержек и использовании данных об издержках в оперативной деятельности. При этом процесс измерения базируется на сборе и систематизации данных, а практическое использование на текущем контроле ключевых показателей эффективности и планировании. Зачастую стратегические планы умирают в зародыше после неудачной попытки решить уже первую задачу. Благие намерения наталкиваются на разнообразие программных продуктов, используемых для регистрации данных, отсутствие стандартов предоставления отчетности, неоднозначное понимание терминов, методов и алгоритмов расчета и распределения издержек. Административные рычаги могут помочь извлечь требуемую информацию, но при наличии вышеперечисленных проблем это не только потребует слишком значительных трудозатрат, но и не принесет желаемых результатов, так как проверить адекватность цифр будет практически невозможно.

Данная задача имеет комплексный характер, и ее решение должно основываться на применении современных информационных технологий. Внедрение специализированных программных решений обычно не обходится без серьезных доработок и требует больших временных и финансовых затрат. В качестве альтернативного решения остановимся подробнее на одном из возможных подходов к построению системы учета транспортных издержек, который может быть реализован за относительно короткий срок силами программистов компании.

СОГЛАСОВАНИЕ ПОНЯТИЙ ТРАНСПОРТНОГО УЧЕТА

Важным элементом создания системы учета является согласование между всеми участниками процесса понятий, которые будут заложены в учетную систему на программном уровне. Рассмотрим наиболее распространенный вариант системы взаимосвязанных понятий, используемых в работе транспортного подразделения (см. рис. 1). Он же будет использоваться в дальнейшем в статье для приведения примеров.

Рисунок 1. Модель взаимосвязанных понятий транспортного учета

1. Заказ на доставку документ, служащий основанием для выполнения действий, связанных с доставкой грузов в определенный пункт назначения. В зависимости от технологии планирования маршрутов он может иметь либо материальное воплощение в бумажном виде, либо представлять собой набор структурированной в компьютерной программе информации об адресе клиента и параметрах заказанного им товара. Выдача заказа на доставку в качестве задания экспедитору осуществляется включением данного заказа в маршрутный лист.

2. Доставка логическое понятие, используемое для четкого определения трудоемкости операций, выполненных экипажем транспортного средства. Представляет собой один или несколько заказов на доставку на один адрес одному грузополучателю, выполненных в рамках одного рейса. То есть, если от одного клиента поступило два или более заказов, но все они единовременно выполнены одной машиной, оплата будет произведена за одну доставку.

3. Рейс процесс выполнения определенного объема работы одним транспортным средством из исходной точки маршрута с возвращением обратно с целью получения дополнительного задания либо сдачи отчета о результатах работы за определенный период. Учет последних крайне важен, так как несколько рейсов в день на одну машину означает необходимость ее возврата на склад и дополнительные временные затраты на загрузку и получение экспедитором документов. В информационную систему сведения о количестве рейсов могут быть внесены либо вручную диспетчером, либо путем автоматического анализа времени пересечения машиной КПП склада.

4. Маршрутный лист (МЛ) документ, являющийся заданием водителю-экспедитору на выполнение одной или нескольких доставок одним или несколькими рейсами. Маршрутный лист создается на определенного водителя-экспедитора, на определенное транспортное средство и на определенный временной период. Стоимость МЛ равна сумме, выплачиваемой за оказанные услуги по перевозке экипажу или фирме, предоставившей транспорт. Документ существует как в бумажном виде, так и в учетной программе.

Учетным документом в данной системе является заказ на доставку . Его стоимость формируется путем распределения стоимости маршрутного листа в соответствии с определенными принципами (их мы рассмотрим в дальнейшем). Полученные в результате расчетов цифры сохраняются в системе с привязкой к каждому учетному документу, что обеспечивает возможность построения отчетов в любом разрезе и за любой временной период.

КЛЮЧЕВЫЕ ПРАВИЛА ПОСТРОЕНИЯ УЧЕТНОЙ СИСТЕМЫ

Любой модуль автоматизированной системы управления предприятием представляет собой комплекс алгоритмов и методик, реализованных в программном коде и облеченных в пользовательский интерфейс. Программный продукт формализует реальный технологический процесс, задает четкие права каждому пользователю, генерирует задания исполнителям, формирует аналитическую и текущую отчетность. Внутренние логистические процессы в разных фирмах могут отличаться, но есть базовые принципы, общие для всех. Перечислим далее основные правила, которые рекомендуется заложить в стандартную учетную систему.

СТАТУСЫ УЧЕТНОГО ДОКУМЕНТА

Очевидно, что система учета транспортных издержек должна быть тесно интегрирована с программно-аппаратными модулями, поддерживающими смежные с транспортировкой процессы (закупки, складирование, сбыт). Каждый этап выполнения заказа на доставку фиксируется в системе ручным либо автоматизированным способом и отражается в виде статуса документа. При этом статус документа не только содержит информацию о стадии готовности заказа, но и служит основой для построения всей транспортно-складской технологии, включая процессы комплектации, печати отгрузочных документов и т. д., и т. п.

Перевод документа из одного статуса в другой означает команду начала работы с ним следующего звена логистической цепи. Соответственно, чем более детальной будет система статусов, тем более прозрачным будет весь процесс реализации клиентских заказов. В таблице 1 приведен один из возможных вариантов построения системы статусов учетного документа (отображающий одну из возможных технологических цепочек).

Таблица 1. Система статусов учетного документа

КЛАССИФИКАЦИЯ ЗАКАЗОВ

Полная прозрачность транспортных расходов, а также понимание того, какое подразделение за какие издержки отвечает, рождает необходимость отделять транспортные услуги от предварительных логистических операций. Соответственно необходимо разделить заказы как минимум на три группы. Присвоение документам классов может производиться автоматически при их создании. Для этого каждая группа пользователей должна иметь возможность создавать определенный класс заказов на доставку :

1) стандартный заказ. К подобным относятся заказы на доставку товара клиенту, заказы на пополнение запасов в торговых залах, на осуществление перевозок по хозяйственным нуждам. Издержки относятся на подразделение, оформившее заказ;
2) логистический заказ. Работа транспортного подразделения, как правило, не ограничивается простым исполнением заданий на перевозку переданных отделом сбыта грузов. Ежедневно предпринимаются различные меры по сокращению транспортных издержек и по уменьшению количества срывов доставок. Стоимость выполнения такого рода заказов относят на логистические издержки предприятия. В частности, в группу заданий такого рода можно включить:
• перемещение готовых заказов в ночное время суток на перевалочную базу, откуда утром будет осуществляться доставка клиентам;
• содержание резервного транспорта (даже если машина простояла целый день без дела, на нее оформляется соответствующий заказ);
• патрулирование автомобиля в определенном секторе города с целью подстраховки экипажей маршрутов (в случае возникновения непредвиденных ситуаций, угрожающих срывом доставокЎ и т. д.);
3) довоз по претензии. Стоимость выполнения данного типа заказа относится на подразделение-виновника возникновения претензии. Зачастую удовлетворение справедливых требований клиента производится еще до проведения разбора ситуации и принятия каких-либо решений. Издержки по оплате работы транспорта с последующей их компенсацией принимает на себя логистическое подразделение.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РАСЧЕТНОЙ СТОИМОСТИ МАРШРУТНОГО ЛИСТА

Формирование стоимости начинается уже в момент планирования. Неважно, как составляются маршруты: ручным или автоматизированным способом. Главное, что в систему должны быть внесены все параметры, влияющие на стоимость выполненной работы, такие как продолжительность рабочего дня (по умолчанию 8 ч), пробег (если на предприятии не используются GIS-приложения, в качестве пробега по городу по умолчанию используется среднее значение + рассчитанный вручную пробег за чертой города). Для различных марок автотранспорта, как правило, используются разные схемы оплаты. Рекомендуется заложить данную информацию в справочник транспортных средств таким образом, чтобы при выборе марки автомобиля для редактирования были доступны лишь те параметры, которые имеют прямое влияние на стоимость маршрутного листа.

На данном этапе системой производится предварительное вычисление стоимости маршрутного листа (расчетной стоимости). Расчетная стоимость документа Маршрутный лист может быть использована для выявления ошибок, допущенных при заведении информации в учетную систему, или в случае намеренного искажения результатов выполнения заданий. После формирования Фактической стоимости маршрутного листа осуществляется автоматическая процедура ее сравнения с Расчетной стоимостью (см. рис. 2). Если результаты предварительных расчетов по маршрутному листу совпадают с фактическими затратами (плюс-минус некоторая допустимая дельта), то документ передается на оплату. Если же обнаруживается разница, превышающая установленную дельту, диспетчер обязан выяснить причину данного расхождения и сделать соответствующие выводы.

Рисунок 2. Сравнение значений расчетнойи фактической стоимости маршрутного листа

Механизм прост и одинаково эффективен как при анализе маршрутных листов, выданных на собственный транспорт, так и на транспорт, предоставленный транспортно-экспедиторскими компаниями. За одним лишь исключением в последнем случае фактическую стоимость маршрутного листа мы получаем в виде счета за услуги.

ВВОД РЕЗУЛЬТАТОВ ВЫПОЛНЕНИЯ ДОСТАВКИ

Регистрация результатов доставки, фактических значений отработанных часов и пройденных километров, перечня доплат и надбавок производится на следующий день после сдачи экспедитором выполненного маршрутного листа со всеми необходимыми отметками, печатями и подписями. Однако важным моментом для эффективности работы транспортного подразделения является возможность зарегистрировать факт срыва доставки и спланировать повторную доставку гораздо раньше в момент, когда автомобиль с первым маршрутным листом еще в пути. При этом нельзя просто исключить из маршрутного листа заказ и добавить его другому водителю-экспедитору. Попытка выполнить работу была предпринята, и данные действия должны быть оплачены (ведь срыв доставки может произойти и не по вине экипажа автомобиля).

Предлагается следующее решение данной проблемы. Присвоение заказу статусов Частично выполнен и Не выполнен (см. таблицу 1) должно сопровождаться обязательным вводом действия, которое планируется осуществить с данным заказом или забытыми частями заказа далее, и даты совершения действия. Существует два варианта:

1) выполнить довоз товара (либо в этот же день резервным транспортом, либо на следующий день в общем порядке);
2) отменить заказ и раскомплектовать товар.

В обоих вариантах создается новый документ, который в первом случае представляет собой заказ на доставку (полную копию первоначального документа, но с пометкой довоз по заказу __ ), а во втором задание на раскомплектацию , которое идет на склад. Таким образом, в новый маршрутный лист включается новый учетный документ, который также будет иметь свою стоимость. Рассмотрим последовательность действий диспетчера в проблемной ситуации (см. рис. 3):

1) в случае обнаружения при приеме товара несоответствия по количеству тарных мест либо при риске срыва доставки экспедитор оперативно сообщает об этом в диспетчерскую;
2) диспетчер присваивает заказу соответствующий статус и в первом случае дает задание на склад, где организуется поиск, а во втором анализирует возможность использования транспорта соседних маршрутов либо резервных автомобилей;
3) при обнаружении потерянного товара и при наличии транспортных резервов диспетчер связывается с клиентом и договаривается о новом времени доставки (конечно, если клиент еще не передумал получать заказанный товар);
4) в зависимости от принятого клиентом решения путем выбора определенного действия , для первоначального заказа на доставку диспетчер создает либо новый заказ, либо задание на склад разложить товар обратно на места хранения;
5) если дата действия текущий день, новый заказ включается в маршрутный лист. Если заказ перенесен на другую дату, он попадет в планирование в общем порядке.

Рисунок 3. Пример действий диспетчера в проблемной ситуации

ПРИНЦИПЫ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ЗАТРАТ ПО УЧЕТНЫМ ДОКУМЕНТАМ

Получив фактическую стоимость транспортных услуг, необходимо произвести ее распределение по внутренним заказчикам. Самый очевидный вариант делить пропорционально количеству выполненных доставок. Однако этот метод недостаточно гибок, чтобы адекватно оценить стоимость доставки отдельного заказа.

Приведем для примера яркий и отнюдь не редкий случай. Транспортное средство в соответствии с маршрутным листом выполнило две доставки, за что его экипаж получил 1000 руб. Издержки разносятся по заказам поровну, то есть по 500 руб. Но заказ 1 состоит преимущественно из туалетной бумаги и занимает 90% объема кузова, заказ 2 представляет собой несколько коробок шампуня, занимающих оставшиеся 10%. Очевидно, вторым заказом планировщики просто дополнили маршрут, дабы использовать транспорт по максимуму. С точки зрения оптимизации издержек компании это абсолютно верный ход. Но несправедливость распределения затрат по внутренним заказчикам очевидна, и транспортному подразделению не избежать претензий от сбытовиков. С целью устранения такого рода конфликтных ситуаций предлагается заложить в учетную систему следующий метод:

1) определить список критериев, по которому оценивается заказ на ресурсоемкость
(объем, вес, стоимость, километраж, время и т. п.).
2) для каждой марки автотранспорта задать вес критерия (этот во многом политический вопрос осуществляется экспертным методом с участием всех заинтересованных лиц);
3) в соответствии с полученным соотношением произвести распределение стоимости маршрутного листа по содержащимся в нем заказам на доставку (при этом требуется промежуточный этап расчетов, связанный с определением стоимости каждой доставки).

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ИЗДЕРЖЕК ПО РАЗЛИЧНЫМ ЗАКАЗЧИКАМ

Рассмотрим более подробно механизм, позволяющий осуществить упорядоченное и формализованное распределение транспортных издержек по различным внутренним заказчикам. В рассматриваемом примере (см. табл. 2) стоимость маршрутного листа составляет 1000 руб. Количество заказов равно пяти; количество доставок двум (доставка 1 включает в себя две заявки, доставка 2 три). Веса критериев вес/объем/стоимость соответственно равны 50/30/20.

Первый этап распределение стоимости маршрутного листа по выполненным доставкам:

Стоимость доставки 1 = 1000 x 0,50 X ((100 + 10) / (100 + 10 + 10 + 50 + 40)) + 1000 x 0,30 X ((0,1 + 1) / (0,1 + 1 + 1 + 2 + 3 )) + 1000 X 0,20 X ((1000 + 1000) / (1000 + 10 000 + 5000 + 3000 + 1000)) = 500 x 0,52 + 300 x 0,16 + 200 x 0,55 + 418,00 руб.

Стоимость доставки 2 = 1000 x 0,50 X (( 10 + 50 + 40) / (100 + 10 + 10 + 50 + 40 )) + 1000 x 0,30 X ( ( 1 + 2 + 3) / (0,1 + 1 + 1 + 2 + 3 )) + 1000 x 0,20 X ( ( 5000 + 3000 + 1000) / (1000 + 10 000 + 5000 + 3000 + 1000)) = 500 x 0,48 + 300 x 0,84 + 200 x 0,45 = 582,00 руб.

Второй этап распределение стоимости доставки по заказам на доставку, из которых она состоит.

Стоимость заказа 1 в доставке 1 = 418 x 0,50 X (100 / (100 + 10)) + 418 x 0,30 X (0,1 / (0,1 + 1)) + 418 x 0,20 X (1000 / (1000 + 10 000)) = 209,00 x 0,91 + 125,40 x 0,09 + 83,60 x 0,09 x 209,00 руб.

Стоимость заказа 2 в доставке 1 = 418 x 0,50 X (10 / (100 + 10)) + 418 x 0,30 X ( 1 / (0,1 + 1)) + 418 x 0,20 X (10 000 / (1000 + 10 000)) = 209,00 x 0,09 + + 125,40 x 0,91 + 83,60 x 0,91 x 209,00 руб.

Аналогично по заявкам распределяется стоимость доставки 2. При таком подходе достигается взаимопонимание транспортного отдела и сбытовых подразделений оба интегрированы в логистическую систему и материально заинтересованы в экономии казенных средств.

СУММАРНЫЕ ВЫГОДЫ ОТ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ УЧЕТА

Реализация системы учета транспортных издержек не ограничивается написанием компьютерной программы. Для внедрения описанных алгоритмов в рабочий процесс, как правило, необходим ряд серьезных модернизаций принципов работы транспортного подразделения, склада и сбытового отдела. Произведенные изменения стимулируют внедрение современных технологий, таких, например, как штрихкодирование или радиочастотная идентификация, автоматизированное планирование маршрутов на основе GIS-приложений и т. д.

Все, какие возможно, ручные операции по вводу информации в систему будут автоматизированы с целью снижения трудозатрат и минимизации влияния человеческого фактора. Задача непростая, но потраченные средства, силы и нервы окупятся сторицей. Четкая система учета обеспечит возможность контроля рентабельности отдельных направлений бизнеса. Регулярный анализ затрат позволит оперативно выявлять эффективные пути оптимизации работы транспортного блока, а глубокая детализация отчетных цифр тщательно взвешивать любое принимаемое решение. Процесс реализации клиентских заказов станет более прозрачным, что повысит качество оказываемых услуг, а вкупе с ускорением разбора и удовлетворения претензий позволит укрепить лояльность клиентов компании

"Логистик & система" 6 июнь 2006г.